Pouvez-vous vous présenter et nous parler de votre parcours jusqu'à votre poste d'office manager ?
Je me prénomme Stella, j'ai 40 ans et je je suis office manager depuis bientôt 5 ans.
Ce métier je dois vous l'avouer je ne l'ai pas choisi il s'est tout simplement imposé à moi pour mon plus grand bonheur !
Plus jeune j'étais une élève que l'on nommerait de "moyenne", malgré beaucoup d'effort le système scolaire ne me sied guère et après l'obtention de mon Bac je tente la faculté d'histoire sans conviction pour finalement partir travailler très rapidement à plein temps.
Après 10 années dans le commerce qui m'a énormément appris, je tombe complètement par hasard dans le milieu du notariat. Ce métier qui n'a pas évoluer depuis Charlemagne ( et j'exagère à peine !) excite grandement ma curiosité car tout est à faire je trouve cela fantastique et tellement motivant.
De fil en aiguille, une tâche après l'autre, je découvre après plusieurs années que la liste complète de mes missions porte un nom. Celui d'Office Manager.
À quel moment et pourquoi avez-vous décidé de devenir Office Manager ?
Une fois les missions validées et mon ancien poste laissé derrière moi il m'a fallu trouver une terminologie à tout ça ( marre du "je te présente martine c'est le couteau suisse de l'étude" je pense que cela parlera à bon nombre d'entre vous !).
Ce poste n'existant pas dans le notariat il m'aura fallu un peu de patience et de un sens aiguisé de la négociation pour parvenir à mes fins : officialisé mon poste celui d'une nouvelle génération de métier dans ce milieu. Vous l'aurez compris je n'en suis pas peu fière ;)
Comment expliquez-vous le poste d’Office Manager à quelqu’un qui n’y connaît rien ?
Au début je reprenais les expression bateau du genre " c'est une sorte de super assistant de direction". Et puis je me suis lassée de donner cette explication qui n'en pas une.
Pour moi l'office manager, c'est un collaborateur en relation directe avec la direction et les équipes. C'est un soutien pour toute la gestion d'une entreprise qu'elle soit humaine, administrative ou technique.
Selon vous, quelles sont les compétences essentielles pour réussir en tant qu'office manager ?
Les plus grandes qualités d'un(e) Office Manager sont indubitablement la capacité à gérer beaucoup de tâches diverses en même temps, une organisation et une flexibilité à toute épreuve, l'empathie et une grande capacité à gérer le stress.
Quel est ce petit plus qui vous différencie ? (une compétence, un trait de caractère ...)
Mes petits "trucs" à moi sont certainement mon sourire et ma positivité, mon empathie et mon écoute avec les collaborateurs mais également avec les associés et mon humour.
Quels sont les principaux enjeux pour le metier d'office manager dans les années à venir ?
Pour moi les principaux enjeux à venir sont d'abord une anticipation acharnée aux nouvelles technologies. Je pense notamment et surtout aux IA qui feront très vite partie intégrale de nos métier. Qui vont d'ailleurs surement beaucoup nous aider j'en suis intimement persuadée mais si nous ne prenons pas le train en marche cela pourrait être catastrophique.
Le deuxième enjeux auquel je pense c'est la RSE et tout comme je l'ai exprimé plus haut je pense que ces deux point sont cruciaux et nous devons impérativement nous y préparer dès aujourd'hui.
Quelle est la plus grosse galère à laquelle vous avez dû faire face ? Comment avez-vous réagi ?
Ma plus grosse galère c'est déroulée il y a 2 ans maintenant.
Les serrures des deux accès à l'étude notariale ont lâchées en même temps, toute l'équipe (une 20 aine de personnes) été coincée dans le froid et dans la rue accessoirement et ...
Les deux associés injoignables ! J'ai adoré ce moment
Votre plus grande fierté en tant qu’Office Manager ?
L'énergie insufflée à toute une équipe, quand on voit enfin que "ça prend", que l'esprit d'équipe est là avec tout ce que cela apporte de bonheur et d'humanité.
Les process de onboarding et de offboarding, La fierté d'accueillir correctement de nouveaux collaborateurs et de voir a quel point cela facilite leur intégration.
Il en va de même pour les départs. Savoir se quitter c'est primordial !
Un conseil ou une astuce à partager avec nos lecteurs ?
Je ne vais pas être très fantaisiste, noter noter et encore noter.
Je note absolument tout et ça me sauve tellement la vie parfois !
L'agenda ! Je le remets à jour en permanence et je ne termine jamais une journée sans avoir visualisé une dernière fois les rdv du lendemain.
Pour vous, c’est quoi la magie ?
La magie c'est l'art de rendre les choses fluides et simples (en tout cas en apparence ;) ) comme un athlète qui semble faire les choses avec tellement de facilité...
Un petit mot pour terminer ?
Le métier d'Office Manager est très riche par la diversité de ses missions.
Il apporte beaucoup à qui ose s'y frotter et c'est un challenge car il nous oblige à être en permanence en alerte et à nous former chaque jour.
Et pour cela Magic Office est juste un support parfait merci pour ça ! (partenariat non rémunéré)
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